Miten polkupyöräetu kirjataan kirjanpidossa?

Lue tiivistelmä

Työsuhdepyöräedun kirjanpitokäsittely ja verotukselliset näkökohdat pähkinänkuoressa:

• Työsuhdepyöräetu on työntekijälle verovapaa 1200 euroon asti vuodessa
• Kirjanpidossa käsittely riippuu hankintamallista: suora osto, leasing tai palvelumalli
• Ostettaessa pyörä kirjataan käyttöomaisuudeksi ja siitä tehdään vuosittaiset poistot
• Leasing- ja palvelumallissa kuukausimaksut kirjataan suoraan kuluksi
• Verovapaan rajan (1200 €/v) ylittävä osuus on veronalaista palkkaa
• Työsuhdepyöräedulla on monia välillisiä hyötyjä: vähentyneet sairauspoissaolot, parantunut työhyvinvointi ja työnantajamielikuva
• Yli 5000 suomalaista yritystä tarjoaa jo työsuhdepyöräetua ja käyttäjiä on yli 40 000
• Etu on merkittävä osa vastuullista henkilöstöpolitiikkaa ja tukee ympäristötavoitteita

Oikein toteutettuna työsuhdepyöräetu on kustannustehokas tapa parantaa henkilöstön hyvinvointia ja toteuttaa yrityksen vastuullisuustavoitteita – tutustu artikkelista miten kirjanpidollinen käsittely tapahtuu sujuvasti ja mitä hyötyjä edun tarjoamisesta on yrityksellesi.

Työsuhdepyöräedun kirjaaminen kirjanpidossa riippuu siitä, miten pyörä hankitaan yritykselle. Yleisimmät menetelmät ovat suora osto, leasing tai palvelumalli. Ostettaessa pyörä kirjataan yrityksen käyttöomaisuudeksi ja siitä tehdään vuosittaiset poistot. Leasing-mallissa maksetaan kuukausittaista vuokraa, joka kirjataan yrityksen kuluksi. Työntekijälle syntyvä verovapaa etu (enintään 1200 €/vuosi) ei aiheuta erityisiä kirjanpitotoimenpiteitä, mutta verovapaan osuuden ylittävä osa on palkkaa, josta tulee pidättää verot ja maksaa työnantajan sivukulut.

Työsuhdepyöräedun perusteet ja merkitys yrityksille

Työsuhdepyöräetu on työnantajan tarjoama luontoisetu, joka mahdollistaa työntekijälle polkupyörän käytön osana palkkakokonaisuutta. Tämän edun suosio on kasvanut merkittävästi viime vuosina – yli 5000 suomalaista yritystä tarjoaa jo työntekijöilleen pyöräetua ja työsuhdepyörällä liikkuvia on jo yli 40 000.

Työsuhdepyöräedun kasvavan suosion taustalla on useita tekijöitä. Ensinnäkin, vuodesta 2021 alkaen pyöräetu on ollut verovapaata etua 1200 euroon asti vuodessa työntekijää kohden. Tämä on tehnyt pyöräedusta houkuttelevan vaihtoehdon sekä työnantajille että työntekijöille. Toiseksi, ympäristötietoisuuden kasvaessa yhä useammat yritykset etsivät tapoja pienentää hiilijalanjälkeään, ja työmatkapyöräilyn edistäminen on tähän konkreettinen keino.

Työsuhdepyöräedun merkitys yrityksille ulottuu kuitenkin pelkkää verotuksellista hyötyä laajemmalle. Tarjoamalla työsuhdepyöräetua yritys voi:

• Edistää työntekijöiden fyysistä hyvinvointia
• Vähentää sairauspoissaoloja
• Parantaa työnantajamielikuvaa
• Toteuttaa vastuullisuusstrategiaansa
• Vähentää pysäköintitilan tarvetta ja siihen liittyviä kustannuksia

Jotta työsuhdepyöräedun tarjoaminen olisi sujuvaa ja taloudellisesti järkevää, on tärkeää että työnantajat ymmärtävät, miten etu kirjataan kirjanpidossa ja millaisia verotuksellisia näkökohtia siihen liittyy.

Miten työsuhdepyöräetu kirjataan kirjanpidossa?

Työsuhdepyöräedun kirjanpidollinen käsittely riippuu siitä, millä tavalla pyörä on hankittu yrityksen käyttöön. Kirjaamiseen vaikuttaa, onko kyseessä suora osto, leasing-malli vai palvelumalli.

Kun työsuhdepyörä ostetaan suoraan yrityksen nimiin, kirjanpidossa tehdään seuraavat kirjaukset:

• Hankinta kirjataan yrityksen taseeseen käyttöomaisuudeksi (kalusto)
• Pyörästä tehdään vuosittaiset poistot, yleensä 25% menojäännöspoistona
• Arvonlisävero on vähennyskelpoinen, jos pyörä on hankittu liiketoimintaa varten

Esimerkki kirjauksesta: Yritys hankkii 2500 euron (+ alv 24%) arvoisen sähköpyörän. Kirjaus: Kalusto 2500 € / Alv-saamiset 600 € / Ostovelat 3100 €.

Leasing-mallissa kirjanpitokäsittely on erilainen:

• Kuukausittaiset leasing-maksut kirjataan yrityksen kuluksi (vuokrakulut)
• Pyörää ei merkitä yrityksen taseeseen
• Arvonlisävero on yleensä vähennyskelpoinen

Palvelumallissa (kuten GoByBike, Vapaus, Etufillari) kirjanpitokäsittely muistuttaa leasing-mallia:

• Kuukausimaksut kirjataan henkilöstökuluihin
• Arvonlisävero käsitellään palvelun luonteen mukaisesti
• Palveluun sisältyvät lisäpalvelut (huolto, vakuutus) kirjautuvat samalla

Työntekijälle muodostuva verovapaa etu (enintään 1200 €/vuosi) ei aiheuta erityisiä kirjanpitotoimenpiteitä, mutta rajan ylittävä osuus käsitellään veronalaisena palkkaetuna, josta yrityksen on maksettava työnantajamaksut.

Mitä verotuksellisia näkökohtia työsuhdepyöräetuun liittyy?

Työsuhdepyöräedun verotus perustuu tuloverolain säännöksiin, joiden mukaan työntekijä voi saada verovapaasti polkupyöräetua enintään 1200 euroa vuodessa. Tämä koskee sekä tavallisia polkupyöriä että sähköavusteisia pyöriä.

Verotuksellisia näkökohtia, jotka vaikuttavat kirjanpitoon:

• Verovapaan edun raja 1200 €/vuosi/työntekijä
• Rajan ylittävä osuus on työntekijälle veronalaista palkkaa
• Työnantaja voi vähentää pyöristä aiheutuneet kustannukset kokonaisuudessaan liiketoiminnan kuluina
• ALV-vähennysoikeus riippuu pyörän käyttötarkoituksesta

Jos työsuhdepyöräedun arvo ylittää 1200 euroa vuodessa, ylimenevä osuus on työntekijälle veronalaista palkkaa. Työnantajan tulee huomioida tämä palkanmaksussa ja pidättää ylimenevästä osasta ennakonpidätys sekä maksaa työnantajan sivukulut.

Veroilmoituksissa pyöräetu ilmoitetaan muiden luontoisetujen tavoin. Työnantajan on annettava tiedot polkupyöräedusta vuosi-ilmoituksella ja työntekijän veroilmoituksessa etu näkyy automaattisesti, kun työnantaja on ilmoittanut sen asianmukaisesti.

Miten työsuhdepyörän hankintamallit eroavat kirjanpidossa?

Työsuhdepyörän eri hankintamallit tuottavat erilaisia kirjanpidollisia vaikutuksia. Ymmärtämällä näiden erojen merkityksen, yritys voi valita omaan tilanteeseensa sopivimman hankintamallin.

Suora osto vaikuttaa yrityksen kirjanpitoon seuraavasti:

• Tasevaikutus: Pyörä kirjataan yrityksen käyttöomaisuudeksi
• Tuloslaskelmavaikutus: Vuosittaiset poistot näkyvät kuluna
• Kassavirtavaikutus: Suurempi kertamaksu hankintahetkellä
• Pyörän jäännösarvo näkyy yrityksen taseessa

Leasing-malli puolestaan näkyy kirjanpidossa näin:

• Ei tasevaikutusta (pois lukien IFRS-kirjanpito tietyissä tapauksissa)
• Tuloslaskelmavaikutus: Tasaiset kuukausittaiset vuokrakulut
• Kassavirtavaikutus: Jakautuu tasaisesti sopimuskauden ajalle
• Sopimuskauden päättyessä pyörä ei ole yrityksen omaisuutta, ellei sitä lunasteta

Palvelumallit (kuten GoByBike, Vapaus, Etufillari) vaikuttavat kirjanpitoon seuraavasti:

• Ei tasevaikutusta
• Tuloslaskelmavaikutus: Kuukausimaksut kirjataan henkilöstökuluihin
• Kassavirtavaikutus: Ennakoitavat, tasaiset maksut koko sopimuskauden ajan
• Mahdollinen jäännösarvo tai lunastushinta käsitellään sopimuskauden lopussa

Palvelumallit yksinkertaistavat usein kirjanpitoa, koska palveluntarjoaja hoitaa pyöriin liittyvän hallinnoinnin. Tämä vähentää yrityksen työmäärää ja mahdollistaa kustannusten tarkan kohdistamisen.

Kuinka työsuhdepyöräedun taloudellinen hyöty lasketaan?

Työsuhdepyöräedun taloudellisen hyödyn laskeminen edellyttää sekä suorien kustannusten että välillisten hyötyjen huomioimista. Työnantajan kannattaa tehdä kustannushyötyanalyysi ennen pyöräedun käyttöönottoa.

Suorat kustannukset:

• Pyörien hankinta- tai leasingkustannukset
• Mahdolliset hallinnointikulut
• Vakuutukset ja huoltokustannukset (jos kuuluvat työnantajan vastuulle)

Kustannussäästöt ja välilliset hyödyt:

• Veroedut (verovapaa etu 1200 €/vuosi/työntekijä)
• Sairauspoissaolojen väheneminen (keskimäärin pyöräilijöillä 1-2 sairauspäivää vähemmän vuodessa)
• Pysäköintikustannusten aleneminen
• Työhyvinvoinnin paraneminen ja siitä seuraava tuottavuuden kasvu
• Työnantajamielikuvan paraneminen ja rekrytointihyödyt

Esimerkki yksinkertaisesta laskentamallista: Jos työntekijän työsuhdepyörän kustannus on 1000 €/vuosi, sairauspoissaolojen vähenemisestä saatava säästö noin 300 €/vuosi ja työhyvinvoinnin kasvusta johtuva tuottavuuden paraneminen arviolta 500 €/vuosi, kokonaishyöty työnantajalle on noin -1000 € + 300 € + 500 € = -200 €/vuosi. Tässä ei ole vielä huomioitu työnantajamielikuvan paranemista ja muita välillisiä hyötyjä.

Työsuhdepyöräedun tarjoaminen osana vastuullista henkilöstöpolitiikkaa

Työsuhdepyöräedun tarjoaminen on yritykselle paitsi kirjanpidollinen ja verotuksellinen kysymys, myös merkittävä osa vastuullista henkilöstöpolitiikkaa. Etu viestii yrityksen sitoutumisesta sekä työntekijöiden hyvinvointiin että ympäristöarvoihin.

Työsuhdepyöräedun kirjanpidolliset näkökohdat on hyvä huomioida osana kokonaisvaltaista henkilöstöstrategiaa. Kirjanpidollisesti oikein käsiteltynä etu on kustannustehokas tapa parantaa työntekijäkokemusta ja toteuttaa yrityksen vastuullisuustavoitteita.

Työsuhdepyöräedun merkittävimmät hyödyt yritykselle ovat:

• Parantunut työhyvinvointi ja työtyytyväisyys
• Vähentyneet sairauspoissaolot
• Positiivinen ympäristövaikutus
• Kilpailuetu työmarkkinoilla
• Konkreettinen osoitus yrityksen arvojen toteuttamisesta

Onnipyörä tarjoaa kattavat palvelut työsuhdepyörien hankintaan. Laajasta valikoimastamme löydät eri tarkoituksiin sopivia sähköpyöriä, ja asiantunteva henkilökuntamme auttaa sopivan pyörämallin valinnassa. Teemme yhteistyötä kaikkien työsuhdepyöriä tarjoavien palveluntarjoajien kanssa (Etufillari, GoByBike, Vapaus, FleetBike, Epassi, Oomi, 3StepIT, Suomen Työsuhdepyörä, Grenkeleasing Oy, Nordic Bike Leasing, Smartum), joten voimme tarjota joustavan ratkaisun yrityksesi työsuhdepyöräohjelmaan riippumatta siitä, mitä palvelumallia käytätte.

Työsuhdepyöräedun kirjanpidolliset kysymykset voivat tuntua aluksi monimutkaisilta, mutta oikealla kumppanilla ja selkeillä ohjeilla niiden hallinta on yksinkertaista. Onnipyörän asiantuntijat auttavat mielellään kaikissa työsuhdepyöriin liittyvissä kysymyksissä!